Kebijakan Privasi · Privacy Policy

Daftar isi

Ringkasan
Siapa kami & peran para pihak
Data yang kami kumpulkan
Tujuan pemrosesan
Dasar hukum
Masa penyimpanan (retensi)
Penyimpanan, keamanan & sub-prosesor
Pembagian data
Transfer lintas negara
Hak Anda
Hapus Akun & Data
Anak-anak
Izin aplikasi yang digunakan
Insiden keamanan
Perubahan kebijakan
Kontak

01Ringkasan

CoalTrack adalah aplikasi absensi dan penggajian yang disediakan oleh Pemberi Kerja Anda kepada karyawannya. Anda menggunakan aplikasi ini karena perusahaan tempat Anda bekerja berlangganan CoalTrack.
Pemberi Kerja Anda adalah Pengendali Data Pribadi. Ksatria Bintang Samudra (pengembang CoalTrack) adalah Prosesor Data Pribadi yang memproses data hanya atas instruksi Pemberi Kerja.
Data yang diproses: identitas dan kepegawaian, kejadian absensi, koordinat GPS saat absen, foto/video wajah singkat untuk verifikasi, pengenal perangkat, data penggajian, dan diagnostik aplikasi.
Kami tidak menjual data, tidak menayangkan iklan, dan tidak membagikan data kepada pihak lain selain Pemberi Kerja dan sub-prosesor yang terikat kontrak.
Lokasi hanya diambil pada saat absen masuk/pulang — tidak ada pelacakan di latar belakang.
Foto/video wajah absensi disimpan maksimal 90 hari (dapat dikonfigurasi lebih pendek oleh Pemberi Kerja), kecuali kejadian ditandai untuk peninjauan.
Anda dapat meminta akses, koreksi, dan penghapusan data — lihat bagian Hapus Akun & Data.

02Siapa kami & peran para pihak

Ksatria Bintang Samudra (“KBS”, “kami”) adalah pengembang dan pengelola platform CoalTrack, yang terdiri dari aplikasi seluler CoalTrack (Android dan iOS), portal web HR/admin, serta layanan API pendukungnya (bersama-sama disebut “Layanan”). Situs web kami: coaltrack.id. Email: support@coaltrack.id.

Pemberi Kerja adalah perusahaan tempat Anda bekerja yang berlangganan CoalTrack dan memberikan akun kepada Anda — misalnya PT Surya Alam Bakti (Samarinda, Kalimantan Timur). Pemberi Kerja bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi: ia menentukan tujuan dan cara pemrosesan, kebijakan absensi, area kerja (geofence), jadwal shift, komponen gaji, masa retensi, serta siapa saja di perusahaan yang berhak mengakses data Anda.

KBS bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi. Kami memproses data Anda hanya berdasarkan instruksi terdokumentasi dari Pemberi Kerja sesuai perjanjian pemrosesan data, dan tidak menggunakan data Anda untuk tujuan kami sendiri.

Ke mana bertanya?

Untuk pertanyaan mengenai mengapa data dikumpulkan, kebijakan absensi, sanksi, cuti, atau perhitungan gaji, hubungi HR Pemberi Kerja Anda. Untuk pertanyaan teknis atau pertanyaan privasi mengenai platform CoalTrack, hubungi kami di support@coaltrack.id.

03Data yang kami kumpulkan

Kami hanya memproses data yang diperlukan untuk menjalankan absensi, mencegah kecurangan, menghitung gaji, dan menjalankan administrasi kepegawaian Pemberi Kerja.

Kategori	Contoh data	Sumber
Identitas & kepegawaian	Nama lengkap, nomor induk karyawan (NIK perusahaan), divisi/departemen, jabatan, lokasi/site kerja, nomor telepon, alamat email, foto profil (opsional), status dan tanggal mulai kerja.	Dimasukkan oleh HR Pemberi Kerja; sebagian dapat Anda perbarui di menu Profil.
Akun & keamanan	Nama pengguna, kata sandi dalam bentuk hash (kami tidak menyimpan kata sandi asli), token sesi, catatan masuk (waktu, alamat IP, perangkat), pengaturan bahasa dan tema.	Dibuat saat akun dibuat dan saat Anda menggunakan aplikasi.
Kejadian absensi	Jenis (masuk/pulang), stempel waktu server, stempel waktu perangkat dan waktu satelit GPS (untuk absen offline), hasil keputusan (diterima/ditolak/ditandai) beserta alasannya, sesi kerja dan jam kerja terverifikasi, lembur, shift, cuti dan izin.	Dihasilkan saat Anda melakukan absen; keputusan dibuat oleh server.
Lokasi	Koordinat GPS (lintang/bujur), akurasi, ketinggian, kecepatan, penyedia lokasi, dan indikator lokasi tiruan (mock location) dari sistem operasi — hanya pada saat Anda menekan tombol absen masuk/pulang.	Sensor lokasi perangkat, dengan izin Anda.
Wajah & liveness (data biometrik)	Foto wajah dan/atau video singkat (beberapa detik) yang diambil saat absen untuk verifikasi identitas dan deteksi keaslian (liveness), skor kecocokan, serta foto referensi wajah yang didaftarkan HR. Ini termasuk Data Pribadi yang bersifat spesifik menurut UU PDP.	Kamera perangkat, dengan izin dan persetujuan Anda.
Perangkat	Merek/model, sistem operasi dan versinya, pengenal instalasi/perangkat (device ID), versi aplikasi, indikasi root/jailbreak dan pengaturan lokasi tiruan, token notifikasi push.	Dikumpulkan aplikasi untuk mengikat 1 perangkat per karyawan.
Penggajian & keuangan	Komponen gaji (gaji pokok, tunjangan, potongan), status PTKP/perpajakan (PPh 21), NPWP, nomor kepesertaan BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan, nama bank dan nomor rekening, slip gaji, riwayat pembayaran. Data keuangan pribadi termasuk Data Pribadi yang bersifat spesifik.	Dimasukkan oleh HR/keuangan Pemberi Kerja; dihitung oleh mesin penggajian.
Diagnostik	Laporan kesalahan (crash), waktu respons, versi aplikasi, jenis jaringan, dan log teknis — tanpa isi pesan pribadi sedapat mungkin.	Dihasilkan otomatis oleh aplikasi dan server.

Kami tidak menggunakan SDK iklan, tidak melakukan pelacakan lintas aplikasi, dan tidak menggunakan layanan analitik pihak ketiga yang memprofilkan pengguna.

Tentang kunci biometrik perangkat (Face ID / Touch ID / sidik jari)

Fitur membuka aplikasi dengan Face ID, Touch ID, sidik jari, atau face-unlock diproses sepenuhnya di perangkat Anda oleh sistem operasi. CoalTrack hanya menerima hasil “berhasil/gagal” dan tidak pernah menerima, menyimpan, atau mengirim data sidik jari atau geometri wajah dari fitur ini. Fitur ini opsional dan berbeda dari verifikasi wajah saat absen.

04Tujuan pemrosesan

Integritas absensi — mencatat kehadiran secara akurat menggunakan waktu server dan catatan yang tidak dapat diubah (append-only).
Pencegahan dan deteksi kecurangan — titip absen (buddy punching), lokasi palsu, manipulasi jam perangkat, penggunaan perangkat yang tidak terdaftar, dan pengulangan kejadian lama.
Verifikasi identitas — pencocokan wajah dan deteksi keaslian saat absen.
Penggajian — menghitung jam kerja, lembur, BPJS, dan PPh 21 (metode TER), menerbitkan slip gaji, dan mengirimkannya melalui email atau saluran lain yang diaktifkan Pemberi Kerja.
Administrasi HR — cuti dan izin, jadwal shift, direktori karyawan, dan pelaporan kepada manajemen Pemberi Kerja.
Keamanan akun dan Layanan — autentikasi, ikatan perangkat, pencatatan audit, pencegahan penyalahgunaan.
Kepatuhan hukum — kewajiban ketenagakerjaan, perpajakan, jaminan sosial, dan permintaan sah dari otoritas berwenang.
Dukungan dan keandalan — menjawab permintaan bantuan dan memperbaiki kesalahan aplikasi berdasarkan data diagnostik.

Kami tidak memproses data Anda untuk iklan, penjualan data, pembuatan profil di luar konteks hubungan kerja, atau pelacakan lokasi di luar momen absen.

05Dasar hukum

Pemrosesan dilakukan berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) beserta peraturan pelaksananya, serta peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan yang berlaku di Indonesia. Dasar pemrosesan yang digunakan (Pasal 20 ayat (2) UU PDP):

Pelaksanaan perjanjian kerja / hubungan kerja — data identitas, kepegawaian, absensi, jam kerja, dan penggajian diperlukan untuk memenuhi perjanjian kerja antara Anda dan Pemberi Kerja.
Pemenuhan kewajiban hukum — penghitungan dan pelaporan PPh 21, iuran BPJS, serta penyimpanan catatan kepegawaian dan pembukuan sesuai peraturan.
Kepentingan yang sah Pemberi Kerja — pencegahan kecurangan absensi, keamanan sistem, dan perlindungan aset perusahaan, dengan tetap memperhatikan hak Anda.
Persetujuan eksplisit — untuk data biometrik (foto/video wajah dan foto referensi), yang merupakan Data Pribadi yang bersifat spesifik (Pasal 4 ayat (2) UU PDP). Persetujuan diminta saat pendaftaran wajah dan dapat ditarik kapan saja melalui HR Pemberi Kerja atau email kami. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan sebelumnya; Pemberi Kerja menentukan metode absensi alternatif sesuai kebijakan internalnya.

06Masa penyimpanan (retensi)

Kami menyimpan data hanya selama diperlukan untuk tujuan di atas, sesuai kebijakan Pemberi Kerja sebagai Pengendali dan kewajiban hukum yang berlaku.

Data	Masa simpan	Keterangan
Akun, identitas & kontak	Selama hubungan kerja, lalu dihapus/dianonimkan maks. 30 hari setelah akun dihapus	Kecuali sebagian data wajib disimpan lebih lama berdasarkan hukum (lihat baris absensi & penggajian).
Kejadian absensi & sesi kerja	Sesuai kebijakan Pemberi Kerja dan peraturan ketenagakerjaan/perpajakan	Dokumen pembukuan dan catatan yang terkait perpajakan umumnya wajib disimpan 10 tahun (Pasal 28 ayat (11) UU KUP). Koordinat lokasi melekat pada kejadian absensi.
Foto/video wajah absensi	Maks. 90 hari sejak diambil, lalu dihapus otomatis	Pemberi Kerja dapat mengonfigurasi batas yang lebih pendek. Kejadian yang ditandai untuk peninjauan (sengketa, dugaan kecurangan, audit) disimpan sampai peninjauan selesai, lalu dihapus.
Foto referensi wajah	Selama hubungan kerja	Dihapus saat akun dihapus atau persetujuan ditarik.
Pengenal perangkat & token push	Selama perangkat terikat + 30 hari setelah dilepas	Diperlukan untuk ikatan 1 perangkat per karyawan.
Data penggajian & slip gaji	Sesuai peraturan perpajakan & ketenagakerjaan (umumnya 10 tahun)	Disimpan oleh/atas nama Pemberi Kerja sebagai Pengendali.
Log akses & audit keamanan	Maks. 12 bulan	Untuk investigasi insiden dan audit.
Diagnostik aplikasi	Maks. 90 hari	Laporan crash dan log teknis.
Cadangan (backup)	Rotasi maks. 35 hari	Terenkripsi. Data yang telah dihapus akan hilang dari cadangan dalam siklus rotasi tersebut.

07Penyimpanan, keamanan & sub-prosesor

Lokasi penyimpanan

Data disimpan di pusat data penyedia infrastruktur kami di Singapura dan/atau Indonesia. Cadangan terenkripsi disimpan di wilayah yang sama.

Langkah keamanan

Enkripsi dalam transit — seluruh komunikasi antara aplikasi, portal, dan server menggunakan HTTPS/TLS 1.2 atau lebih baru.
Enkripsi saat disimpan — cadangan dan media wajah disimpan terenkripsi di sisi server.
Kontrol akses berbasis peran — hanya pengguna dengan peran yang sesuai (mis. HR/admin Pemberi Kerja) yang dapat melihat data karyawan; staf KBS mengakses data produksi hanya untuk dukungan dan pemeliharaan, secara terbatas dan tercatat.
Catatan absensi append-only — riwayat absensi tidak dapat diubah atau dihapus melalui aplikasi; koreksi dicatat sebagai penyesuaian baru dengan jejak audit.
Di perangkat Anda — sesi disimpan di penyimpanan aman sistem operasi (Keychain/Keystore), data absen offline disimpan terenkripsi dan dihapus setelah tersinkron, tangkapan layar diblokir pada layar sensitif, dan aplikasi terkunci otomatis saat berpindah ke latar belakang.
Pengujian dan pembaruan — pengujian otomatis, pemantauan, dan pembaruan keamanan rutin.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Jika Anda menemukan celah keamanan, mohon laporkan ke support@coaltrack.id.

Sub-prosesor

Kami menggunakan penyedia layanan berikut untuk menjalankan Layanan. Masing-masing terikat perjanjian dan hanya memproses data sebatas peran yang disebutkan.

Penyedia	Peran	Data yang diproses	Lokasi
DigitalOcean, LLC	Hosting server, basis data, penyimpanan objek, cadangan	Seluruh data Layanan (terenkripsi)	Singapura dan/atau Indonesia
Cloudflare, Inc.	DNS, CDN, sertifikat TLS, perlindungan WAF/DDoS	Data dalam transit: alamat IP dan metadata permintaan	Jaringan global
Brevo (Sendinblue SAS)	Pengiriman email transaksional (notifikasi, slip gaji)	Nama, alamat email, isi email dan lampiran slip gaji	Uni Eropa
Codemagic (Nevercode Ltd)	Layanan build dan rilis aplikasi (CI/CD)	Tidak memproses data pribadi karyawan (hanya kode sumber dan sertifikat penandatanganan)	Uni Eropa
Apple (APNs) / Google (FCM)	Pengiriman notifikasi push — bila notifikasi diaktifkan	Token perangkat, judul dan isi notifikasi	Global
Telegram	Pengiriman slip gaji melalui bot — opsional, hanya bila diaktifkan Pemberi Kerja dan dipilih karyawan	ID obrolan Telegram, berkas slip gaji	Global
Google Play / Apple App Store	Distribusi aplikasi dan laporan crash agregat	Data diagnostik anonim dari toko aplikasi	Global

Daftar sub-prosesor dapat diperbarui. Perubahan yang material diberitahukan kepada Pemberi Kerja sebelum berlaku.

08Pembagian data

Pemberi Kerja Anda — HR/admin dan atasan yang berwenang sesuai peran yang ditetapkan Pemberi Kerja sebagai Pengendali Data.
Sub-prosesor yang disebutkan di atas, sebatas diperlukan untuk menjalankan Layanan, dengan kewajiban kerahasiaan dan keamanan.
Otoritas berwenang — bila diwajibkan oleh hukum atau perintah yang sah (mis. perpajakan, BPJS, pengadilan, aparat penegak hukum), dengan sepengetahuan Pemberi Kerja sejauh diizinkan hukum.
Penerus usaha — dalam hal penggabungan, akuisisi, atau pengalihan aset, dengan tetap tunduk pada kebijakan ini.

Kami tidak pernah menjual, menyewakan, atau membagikan data Anda untuk keperluan iklan atau pemasaran pihak ketiga.

09Transfer lintas negara

Sebagian infrastruktur kami berada di Singapura dan sebagian sub-prosesor beroperasi di luar Indonesia. Setiap transfer dilakukan sesuai Pasal 56 UU PDP: kepada penyedia di negara dengan tingkat pelindungan data yang setara atau lebih tinggi, dan/atau dengan pengamanan yang mengikat (klausul kontrak, enkripsi, dan pembatasan akses). Pemberi Kerja dapat meminta penyimpanan data hanya di Indonesia sesuai ketersediaan layanan.

10Hak Anda

Sesuai UU PDP (Pasal 5–13), Anda berhak untuk:

memperoleh informasi yang jelas tentang pemrosesan data Anda;
mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
meminta koreksi/pembaruan data yang tidak akurat atau tidak lengkap;
meminta penghapusan data, dengan memperhatikan kewajiban penyimpanan berdasarkan hukum;
menarik persetujuan untuk pemrosesan yang didasarkan pada persetujuan (mis. data biometrik);
mengajukan keberatan atas keputusan yang semata-mata otomatis dan meminta peninjauan oleh manusia; dan
mengajukan pengaduan dan menuntut ganti rugi sesuai peraturan.

Keputusan absensi otomatis dapat ditinjau

Mesin keputusan CoalTrack menandai atau menolak kejadian absensi berdasarkan bukti (kecocokan wajah, liveness, lokasi, ikatan perangkat, indikasi lokasi tiruan). Setiap penolakan atau penandaan dapat ditinjau oleh HR Pemberi Kerja. Keputusan akhir mengenai kehadiran, upah, dan sanksi ada pada Pemberi Kerja sesuai peraturan perusahaan dan hukum ketenagakerjaan — bukan pada KBS.

Cara menggunakan hak Anda

Ajukan permintaan melalui HR Pemberi Kerja Anda (jalur utama, karena Pemberi Kerja adalah Pengendali Data) atau melalui email support@coaltrack.id; kami akan meneruskan dan mengoordinasikan permintaan tersebut dengan Pemberi Kerja. Kami dapat meminta verifikasi identitas sebelum memproses. Kami mengonfirmasi penerimaan permintaan dalam 1 hari kerja, dan menyelesaikannya dalam batas waktu yang ditetapkan UU PDP (untuk akses dan perbaikan data umumnya 3×24 jam sejak permintaan lengkap diterima), atau paling lambat 30 hari untuk permintaan penghapusan yang memerlukan verifikasi dan koordinasi dengan Pemberi Kerja.

11Hapus Akun & Data / Delete Account & Data

Anda dapat meminta penghapusan akun CoalTrack Anda beserta data pribadi Anda kapan saja. Bagian ini juga menjadi rujukan permintaan penghapusan sesuai kebijakan Google Play dan Apple App Store. Versi bahasa Inggris: Delete Account & Data.

Kirim permintaanKirim email ke support@coaltrack.id dengan subjek Hapus Akun CoalTrack, berisi: nama lengkap, nama perusahaan (Pemberi Kerja), nomor induk karyawan, email/nomor HP yang terdaftar, dan jenis permintaan (hapus seluruh akun & data, atau hanya data tertentu). Kirim dari email yang terdaftar di akun Anda, atau ajukan melalui HR Pemberi Kerja.
VerifikasiDalam 1 hari kerja kami mengonfirmasi penerimaan dan memverifikasi identitas Anda. Kami dapat meminta konfirmasi dari HR Pemberi Kerja karena akun CoalTrack diterbitkan oleh perusahaan Anda.
PemrosesanSetelah terverifikasi: akun dinonaktifkan dan perangkat dilepas segera (maks. 3 hari kerja); foto/video wajah, foto referensi wajah, dan token perangkat dihapus maks. 7 hari; data identitas dan kontak dihapus atau dianonimkan maks. 30 hari; salinan pada cadangan terhapus pada siklus rotasi berikutnya (maks. 35 hari).
KonfirmasiKami mengirimkan konfirmasi tertulis melalui email setelah penghapusan selesai.

Data yang tetap disimpan

Catatan absensi, sesi kerja, dan data penggajian yang wajib disimpan berdasarkan peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan tetap disimpan oleh/atas nama Pemberi Kerja selama masa wajib simpan (umumnya sampai 10 tahun), dipisahkan dari media wajah, dan diminimalkan atau dipseudonimkan bila memungkinkan. Data yang diperlukan untuk menyelesaikan sengketa hukum yang sedang berjalan juga dapat disimpan sampai sengketa selesai.

Penghapusan sebagian

Tanpa menghapus akun, Anda dapat meminta: penghapusan foto/video wajah dan foto referensi (penarikan persetujuan biometrik), pelepasan ikatan perangkat, atau koreksi data tertentu.

Perlu diketahui

Menghapus (uninstall) aplikasi dari HP tidak menghapus akun atau data Anda di server. Gunakan prosedur di atas.
Saat hubungan kerja berakhir, HR Pemberi Kerja menonaktifkan akun Anda; data kemudian dihapus sesuai jadwal retensi di bagian 06.

12Anak-anak

CoalTrack ditujukan untuk karyawan dewasa dan tidak ditujukan bagi siapa pun yang berusia di bawah 18 tahun. Pemberi Kerja memastikan bahwa setiap pengguna memenuhi batas usia kerja sesuai peraturan ketenagakerjaan. Jika kami mengetahui bahwa data anak di bawah 18 tahun telah terkumpul, kami akan menghapusnya dan memberitahukan Pemberi Kerja.

13Izin aplikasi yang digunakan

Aplikasi meminta izin berikut. Anda dapat mengubahnya kapan saja di pengaturan perangkat; beberapa fitur tidak akan berfungsi tanpa izin terkait.

Izin	Untuk apa	Kapan digunakan
Kamera	Mengambil foto/video wajah singkat untuk verifikasi identitas dan liveness saat absen, serta pendaftaran foto referensi.	Hanya saat Anda menekan tombol absen atau mendaftarkan wajah. Tidak ada perekaman di latar belakang.
Lokasi (presisi, saat aplikasi digunakan)	Merekam koordinat GPS dan akurasi saat absen, memverifikasi Anda berada di area kerja (geofence), dan mendeteksi lokasi tiruan.	Hanya saat absen masuk/pulang. Tidak ada pelacakan lokasi latar belakang atau terus-menerus.
Notifikasi	Status absensi, persetujuan cuti/izin, slip gaji tersedia, dan pengumuman HR.	Opsional; dapat dimatikan di pengaturan perangkat.
Biometrik perangkat (Face ID / Touch ID / sidik jari)	Membuka kunci aplikasi setelah masuk pertama kali dengan kata sandi.	Opsional. Diproses oleh sistem operasi; data biometrik tidak pernah dikirim ke server.
Internet & status jaringan	Berkomunikasi dengan server dan mengetahui kapan absen offline dapat disinkronkan.	Selama aplikasi digunakan.
Berbagi / menyimpan berkas	Menyimpan atau membagikan slip gaji PDF.	Hanya saat Anda memilih unduh/bagikan. Tidak ada akses luas ke penyimpanan.

14Insiden keamanan

Jika terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberitahukan Pemberi Kerja secara tertulis paling lambat 3×24 jam sejak diketahui (Pasal 46 UU PDP), berisi data yang terdampak, waktu dan cara terjadinya, serta langkah penanganan. Pemberi Kerja sebagai Pengendali memberitahukan subjek data dan lembaga yang berwenang; kami membantu proses tersebut.

15Perubahan kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini dari waktu ke waktu. Perubahan yang material diberitahukan melalui aplikasi, situs web ini, dan/atau Pemberi Kerja paling lambat 14 hari sebelum berlaku. Tanggal “berlaku efektif” di bagian atas selalu menunjukkan versi terbaru. Versi sebelumnya tersedia berdasarkan permintaan.

16Kontak

Ksatria Bintang Samudra (Prosesor Data)

Pengembang & pengelola CoalTrack

Email: support@coaltrack.id

Web: coaltrack.id

Pertanyaan privasi dan permintaan hak subjek data dapat ditujukan ke alamat email di atas dengan subjek “Privasi”.

Pemberi Kerja Anda (Pengendali Data)

Hubungi HR/Personalia perusahaan Anda untuk pertanyaan tentang kebijakan absensi, sanksi, penggajian, dan penggunaan data di perusahaan.

Contoh tenant: PT Surya Alam Bakti, Samarinda — hubungi bagian HR perusahaan.

Contents

Summary
Who we are & the roles of the parties
Data we collect
Purposes of processing
Legal basis
Retention
Storage, security & subprocessors
Data sharing
International transfers
Your rights
Delete Account & Data
Children
App permissions
Security incidents
Changes to this policy
Contact

01Summary

CoalTrack is an attendance and payroll app provided by your Employer to its workforce. You use it because the company you work for subscribes to CoalTrack.
Your Employer is the Data Controller. Ksatria Bintang Samudra (the developer of CoalTrack) is the Data Processor and processes data only on the Employer's instructions.
Data processed: identity and employment data, attendance events, GPS coordinates at check-in/out, short face photos/videos for verification, device identifiers, payroll data, and app diagnostics.
We do not sell data, show no ads, and share data only with the Employer and contractually bound subprocessors.
Location is captured only at the moment of check-in/out — no background tracking.
Attendance face media is retained for at most 90 days (the Employer may configure a shorter period), unless an event is flagged for review.
You can request access, correction, and deletion — see Delete Account & Data.

02Who we are & the roles of the parties

Ksatria Bintang Samudra (“KBS”, “we”) develops and operates the CoalTrack platform, consisting of the CoalTrack mobile app (Android and iOS), the HR/admin web portal, and the supporting API services (together, the “Service”). Website: coaltrack.id. Email: support@coaltrack.id.

The Employer is the company you work for that subscribes to CoalTrack and issues your account — for example PT Surya Alam Bakti (Samarinda, East Kalimantan). The Employer acts as the Data Controller: it determines the purposes and means of processing, attendance policies, work areas (geofences), shift schedules, salary components, retention periods, and who in the company may access your data.

KBS acts as the Data Processor. We process your data only on the Employer's documented instructions under a data processing agreement, and never for our own purposes.

Who to ask

For questions about why data is collected, attendance policy, sanctions, leave, or pay calculations, contact your Employer's HR. For technical questions or privacy questions about the CoalTrack platform, contact us at support@coaltrack.id.

03Data we collect

We process only the data needed to run attendance, prevent fraud, calculate pay, and support the Employer's HR administration.

Category	Examples	Source
Identity & employment	Full name, employee number, division/department, position, work site, phone number, email address, profile photo (optional), employment status and start date.	Entered by the Employer's HR; some fields can be updated by you in the Profile menu.
Account & security	Username, password hash (we never store the plain password), session tokens, sign-in records (time, IP address, device), language and theme settings.	Created when your account is set up and as you use the app.
Attendance events	Type (check-in/out), server timestamp, device timestamp and GPS satellite time (for offline attendance), decision result (accepted/rejected/flagged) with its reason, work sessions and verified hours, overtime, shifts, leave and permits.	Generated when you check in/out; decisions are made by the server.
Location	GPS coordinates (latitude/longitude), accuracy, altitude, speed, location provider, and the operating system's mock-location indicator — only at the moment you tap check-in/out.	Device location sensors, with your permission.
Face & liveness (biometric data)	A face photo and/or short video (a few seconds) captured at check-in/out for identity verification and liveness detection, the match score, and the reference face photo enrolled by HR. This is specific (sensitive) personal data under Indonesia's PDP Law.	Device camera, with your permission and consent.
Device	Make/model, operating system and version, installation/device identifier, app version, root/jailbreak and mock-location indicators, push notification token.	Collected by the app to bind one device per employee.
Payroll & financial	Salary components (base pay, allowances, deductions), tax status (PTKP / PPh 21), tax ID (NPWP), BPJS health and employment membership numbers, bank name and account number, payslips, payment history. Personal financial data is specific (sensitive) personal data.	Entered by the Employer's HR/finance; calculated by the payroll engine.
Diagnostics	Crash reports, response times, app version, network type, and technical logs — without personal message content wherever possible.	Generated automatically by the app and server.

We do not use advertising SDKs, do not track you across apps, and do not use third-party analytics that profile users.

About device biometric unlock (Face ID / Touch ID / fingerprint)

Unlocking the app with Face ID, Touch ID, fingerprint, or face-unlock is processed entirely on your device by the operating system. CoalTrack only receives a “success/failure” result and never receives, stores, or transmits fingerprint or face-geometry data from this feature. It is optional and separate from face verification at check-in.

04Purposes of processing

Attendance integrity — recording attendance accurately using server time and an immutable (append-only) log.
Fraud prevention and detection — buddy punching, fake locations, device clock manipulation, use of unregistered devices, and replay of old events.
Identity verification — face matching and liveness detection at check-in/out.
Payroll — calculating hours, overtime, BPJS contributions, and PPh 21 income tax (TER method), issuing payslips, and delivering them by email or other channels enabled by the Employer.
HR administration — leave and permits, shift schedules, the employee directory, and reporting to the Employer's management.
Account and Service security — authentication, device binding, audit logging, abuse prevention.
Legal compliance — labour, tax, and social-security obligations, and lawful requests from competent authorities.
Support and reliability — answering support requests and fixing app errors using diagnostic data.

We do not process your data for advertising, data sales, profiling outside the employment context, or location tracking outside the moment of check-in/out.

05Legal basis

Processing is carried out under Indonesian Law No. 27 of 2022 on Personal Data Protection (the “PDP Law”) and its implementing regulations, together with applicable Indonesian labour and tax regulations. The legal bases relied upon (Article 20(2) PDP Law) are:

Performance of the employment contract / employment relationship — identity, employment, attendance, working-hours, and payroll data are needed to perform the employment agreement between you and the Employer.
Compliance with legal obligations — calculating and reporting PPh 21, BPJS contributions, and keeping employment and accounting records as required by law.
Legitimate interests of the Employer — preventing attendance fraud, securing systems, and protecting company assets, balanced against your rights.
Explicit consent — for biometric data (face photos/videos and the reference photo), which is specific personal data (Article 4(2) PDP Law). Consent is requested when your face is enrolled and can be withdrawn at any time through the Employer's HR or by emailing us. Withdrawal does not affect the lawfulness of earlier processing; the Employer determines an alternative attendance method under its internal policy.

06Retention

We keep data only as long as necessary for the purposes above, in line with the Employer's policy as Controller and applicable legal obligations.

Data	Retention period	Notes
Account, identity & contact	For the duration of employment, then deleted/anonymised within 30 days after account deletion	Except data that must be kept longer by law (see attendance and payroll rows).
Attendance events & work sessions	Per Employer policy and Indonesian labour/tax regulations	Accounting records and tax-related documents must generally be kept for 10 years (Article 28(11) of the General Tax Provisions Law). Location coordinates are attached to the attendance event.
Attendance face photos/videos	Max. 90 days from capture, then deleted automatically	The Employer may configure a shorter limit. Events flagged for review (disputes, suspected fraud, audits) are kept until the review is closed, then deleted.
Reference face photo	For the duration of employment	Deleted when the account is deleted or consent is withdrawn.
Device identifiers & push tokens	While the device is bound + 30 days after release	Required for one-device-per-employee binding.
Payroll data & payslips	Per tax and labour regulations (generally 10 years)	Kept by or on behalf of the Employer as Controller.
Access & security audit logs	Max. 12 months	For incident investigation and audits.
App diagnostics	Max. 90 days	Crash reports and technical logs.
Backups	Rotated within max. 35 days	Encrypted. Deleted data disappears from backups within that rotation cycle.

07Storage, security & subprocessors

Where data is stored

Data is stored in our infrastructure provider's data centres in Singapore and/or Indonesia. Encrypted backups are kept in the same region.

Security measures

Encryption in transit — all communication between the app, the portal, and the server uses HTTPS/TLS 1.2 or newer.
Encryption at rest — backups and face media are stored encrypted on the server side.
Role-based access control — only users with an appropriate role (e.g. the Employer's HR/admin) can view employee data; KBS staff access production data only for support and maintenance, on a limited and logged basis.
Append-only attendance log — attendance history cannot be edited or deleted through the app; corrections are recorded as new adjustments with an audit trail.
On your device — sessions are stored in the operating system's secure storage (Keychain/Keystore), offline attendance data is stored encrypted and removed once synced, screenshots are blocked on sensitive screens, and the app locks automatically when sent to the background.
Testing and updates — automated tests, monitoring, and regular security updates.

No system is entirely free of risk. If you discover a security vulnerability, please report it to support@coaltrack.id.

Subprocessors

We use the following providers to run the Service. Each is bound by contract and processes data only for the role described.

Provider	Role	Data processed	Location
DigitalOcean, LLC	Server hosting, database, object storage, backups	All Service data (encrypted)	Singapore and/or Indonesia
Cloudflare, Inc.	DNS, CDN, TLS certificates, WAF/DDoS protection	Data in transit: IP addresses and request metadata	Global network
Brevo (Sendinblue SAS)	Transactional email delivery (notifications, payslips)	Name, email address, email content and payslip attachment	European Union
Codemagic (Nevercode Ltd)	App build and release service (CI/CD)	No employee personal data (source code and signing certificates only)	European Union
Apple (APNs) / Google (FCM)	Push notification delivery — when notifications are enabled	Device token, notification title and body	Global
Telegram	Payslip delivery via bot — optional, only when enabled by the Employer and chosen by the employee	Telegram chat ID, payslip file	Global
Google Play / Apple App Store	App distribution and aggregated crash reporting	Anonymous diagnostic data from the app stores	Global

The list of subprocessors may be updated. Material changes are notified to the Employer before they take effect.

09International transfers

Part of our infrastructure is located in Singapore and some subprocessors operate outside Indonesia. Every transfer follows Article 56 of the PDP Law: to providers in countries with an equal or higher level of data protection, and/or with binding safeguards (contractual clauses, encryption, and access restrictions). The Employer may request Indonesia-only data residency subject to service availability.

10Your rights

Under the PDP Law (Articles 5–13) you have the right to:

receive clear information about the processing of your data;
access and obtain a copy of your personal data;
request correction/updating of inaccurate or incomplete data;
request deletion of data, subject to statutory retention obligations;
withdraw consent for processing based on consent (e.g. biometric data);
object to decisions based solely on automated processing and request human review; and
lodge a complaint and claim compensation as provided by law.

Automated attendance decisions can be reviewed

CoalTrack's decision engine flags or rejects attendance events based on evidence (face match, liveness, location, device binding, mock-location indicators). Every rejection or flag can be reviewed by the Employer's HR. Final decisions on attendance, wages, and sanctions rest with the Employer under its company regulations and labour law — not with KBS.

How to exercise your rights

Submit requests through your Employer's HR (the primary channel, as the Employer is the Data Controller) or by emailing support@coaltrack.id; we will forward and coordinate the request with the Employer. We may ask you to verify your identity first. We acknowledge requests within 1 business day and complete them within the time limits set by the PDP Law (for access and correction generally 3×24 hours from receipt of a complete request), or at most 30 days for deletion requests that require verification and coordination with the Employer.

11Delete Account & Data / Hapus Akun & Data

You can request deletion of your CoalTrack account and your personal data at any time. This section is also the reference for deletion requests under Google Play and Apple App Store policies. Indonesian version: Hapus Akun & Data.

Send the requestEmail support@coaltrack.id with the subject Delete CoalTrack Account, including: your full name, company (Employer) name, employee number, registered email/phone number, and the type of request (delete the entire account & data, or specific data only). Send it from the email address registered on your account, or submit it through your Employer's HR.
VerificationWithin 1 business day we acknowledge receipt and verify your identity. We may ask the Employer's HR to confirm, because CoalTrack accounts are issued by your company.
ProcessingOnce verified: the account is deactivated and the device released immediately (max. 3 business days); face photos/videos, the reference face photo, and device tokens are deleted within 7 days; identity and contact data are deleted or anonymised within 30 days; backup copies expire in the next rotation cycle (max. 35 days).
ConfirmationWe send written confirmation by email once deletion is complete.

Data that is retained

Attendance records, work sessions, and payroll data that must be kept under labour and tax regulations remain stored by or on behalf of the Employer for the statutory period (generally up to 10 years), separated from face media and minimised or pseudonymised where possible. Data needed to resolve an ongoing legal dispute may also be kept until the dispute is closed.

Partial deletion

Without deleting your account, you can request: deletion of face photos/videos and the reference photo (withdrawal of biometric consent), release of the device binding, or correction of specific data.

Please note

Uninstalling the app from your phone does not delete your account or your data on the server. Use the procedure above.
When your employment ends, the Employer's HR deactivates your account; data is then deleted according to the retention schedule in section 06.

12Children

CoalTrack is intended for adult employees and is not directed at anyone under 18 years of age. The Employer ensures that every user meets the minimum working age under labour law. If we learn that data of a person under 18 has been collected, we will delete it and notify the Employer.

13App permissions

The app requests the following permissions. You can change them at any time in your device settings; some features will not work without the related permission.

Permission	What it is for	When it is used
Camera	Capturing a short face photo/video for identity verification and liveness at check-in/out, and enrolling the reference photo.	Only when you tap check-in/out or enrol your face. No background recording.
Location (precise, while in use)	Recording GPS coordinates and accuracy at check-in/out, verifying that you are inside the work area (geofence), and detecting mock locations.	Only at check-in/out. No background or continuous location tracking.
Notifications	Attendance status, leave/permit approvals, payslip availability, and HR announcements.	Optional; can be turned off in device settings.
Device biometrics (Face ID / Touch ID / fingerprint)	Unlocking the app after the first password sign-in.	Optional. Handled by the operating system; biometric data never leaves the device.
Internet & network state	Communicating with the server and knowing when offline attendance can be synced.	While the app is in use.
Share / save files	Saving or sharing the PDF payslip.	Only when you choose download/share. No broad storage access.

14Security incidents

In the event of a personal data breach, we notify the Employer in writing within 3×24 hours of becoming aware of it (Article 46 PDP Law), describing the data affected, when and how it occurred, and the remediation steps. The Employer, as Controller, notifies data subjects and the competent authority; we assist with that process.

15Changes to this policy

We may update this policy from time to time. Material changes are announced through the app, this website, and/or the Employer at least 14 days before they take effect. The “effective date” at the top always indicates the current version. Previous versions are available on request.

16Contact

Ksatria Bintang Samudra (Data Processor)

Developer & operator of CoalTrack